قبل أن ترسل خطاب المطالبة

تأكد من الكيان القانوني الصحيح

توجيه الخطاب إلى اسم تجاري بدل الكيان المرخص، أو إلى فرع بدل الطرف المتعاقد، يخلق ضعفاً يمكن تفاديه. راجع الرخصة التجارية والعقد للتأكد من هوية المدين فعلياً.

تحقق من الرقم

ينبغي أن يطابق المبلغ الوارد في الخطاب كشف حساب مطابَقاً، لا مجموعاً تقريبياً من الذاكرة. فإذا أُغفلت إشعارات دائنة أو مدفوعات جزئية أو خصومات متفق عليها، سيبدأ المرسل إليه رده بهذا التباين ويفقد الخطاب أثره.

راجع متطلبات الإخطار في العقد

تحدد كثير من العقود كيفية توجيه الإخطار: إلى عنوان معين، بوسيلة معينة، خلال مدة معينة. والمطالبة التي تتجاهل تلك البنود قد لا تحقق الغرض منها.

حدد مهلة يمكنك الالتزام بها

اذكر تاريخاً محدداً بدلاً من كلمة "فوراً". واختر مدة أنت مستعد فعلاً للانتظار خلالها، لأن مهلة تمر دون أثر تُضعف كل خطاب يليها.

لا تذكر إلا ما تدعمه المستندات

المبالغة في المطالبة تستدعي رداً تفصيلياً. والخطاب الذي يعرض المبلغ وأساسه والمهلة بهدوء ودقة أصعب في الرد عليه من خطاب يدّعي أكثر مما يمكن إثباته.

ما يفعله خطاب المطالبة وما لا يفعله

المطالبة المصاغة جيداً تنشئ سجلاً رسمياً وغالباً ما تدفع طرفاً كان صامتاً إلى التجاوب. لكنها لا تُجبر على السداد بذاتها، ولا ينبغي إرسالها بهذا التوقع.