ما المستندات التي تدعم المطالبة بالدين فعلياً؟
ليست كل المستندات في الملف بالوزن نفسه. دليل مختصر لما يجعل المطالبة قابلة للإثبات عملياً.
ابدأ بما تحتاج المطالبة إلى إثباته
تحتاج المطالبة بالدين عموماً إلى إثبات ثلاثة أمور: وجود اتفاق، وتنفيذك لالتزامك، واستحقاق مبلغ محدد لم يُسدَّد. وكل مستند في الملف لا تظهر فائدته إلا بقدر ما يدعم واحدة من هذه النقاط الثلاث.
الاتفاق
العقد الموقّع هو الدليل الأوضح، لكنه ليس الوحيد. فأمر الشراء، أو عرض السعر المقبول، أو تبادل رسائل بريد إلكتروني يحدد السعر والنطاق، قد يثبت الأمر نفسه. والمهم أن تكون الشروط قابلة للتحديد وأن يمكن إثبات قبول الطرف الآخر لها.
التنفيذ
هنا تكمن نقطة الضعف في كثير من الملفات. فالفواتير تثبت أنك طالبت بالسداد، لا أنك سلّمت. أما سندات التسليم الموقعة من المستلم، أو شهادات الإنجاز، أو كشوف الساعات المعتمدة من العميل، أو المراسلات التي يشير فيها الطرف الآخر إلى البضاعة أو الخدمة المستلمة، فهي عادةً أقوى في الإقناع من الفاتورة نفسها.
المبلغ المستحق
كشف الحساب الذي يطابق الفواتير وإشعارات الدائن والمبالغ المحصلة أنفع من مجموعة فواتير وحدها، لأنه يجيب عن السؤال البديهي: ما الذي تم سداده بالفعل. وحيث وُجدت مدفوعات جزئية فهي غالباً تفيد، إذ يصعب التوفيق بين سداد على حساب فاتورة وبين الادعاء بأن الفاتورة لم تُقبل أصلاً.
الإقرارات ذات قيمة عالية
رسالة تقول "سنسوّي هذا الشهر المقبل"، أو محضر مطابقة موقّع، أو شيك صادر على حساب الرصيد، قد تساوي أكثر من المستندات الأصلية، لأنها تزيل الجدل حول أصل استحقاق الدين ولا تبقي إلا مسألة موعد السداد.
قائمة عملية
قبل فتح ملف تحصيل، اجمع: العقد أو أمر الشراء؛ وجميع الفواتير؛ وكشف حساب مطابَق؛ وإثبات التسليم أو الإنجاز؛ والمراسلات مع المدين؛ وأي شيكات؛ وأي إقرار بالرصيد. والنقص ليس قاتلاً، لكن ينبغي تحديده منذ البداية بدلاً من اكتشافه لاحقاً.
المعلومات المنشورة على هذا الموقع مقدمة لأغراض تعريفية عامة فقط ولا تشكل استشارة قانونية. وإرسال أي نموذج لا ينشئ علاقة مستشار وعميل.